Jak Document Tagging funguje
Pro usnadnění hodnocení důvěrnosti dokumentů je možné klasifikovat dokumenty ve čtyřech základních stupních.
Mezi ně patří:
- Veřejné - zahrnuje informace, které mohou být zpřístupněny komukoli uvnitř i vně společnosti.
- Pouze pro interní účely - zahrnuje informace vyžadující ochranu před neoprávněným zveřejněním, úpravami, zničením či neoprávněným užitím, nicméně citlivost těchto informací je nižší než v případě důvěrných informací.
- Důvěrné - zahrnuje informace o jednotlivcích a společnosti, jejichž vyzrazení by mohlo mít negativní dopad na jednotlivce či celou společnost.
- Tajné - zahrnuje tajné informace se strategickým významem pro společnost.
Jednotlivé značky pak následně definují i postupy distribuce dokumentů, jejich skartace, uložení a podobně. To vše je podrobně v návaznosti na jednotlivé stupně hodnocení důvěrnosti uvedeno v interních předpisech společnosti.
Přínosy řešení
Řešení zajišťuje jasnou kontrolu nad tím, kdo, kdy a jaký dokument vytvořil, zodpovídá za něj nebo ho případně vytisknul. To u zaměstnanců postupně vede k růstu zodpovědnosti při nakládání s dokumenty s vyšším stupněm důvěrnosti.
Systém Document Tagging umožňuje snazší orientaci i bezpečnější a přehlednější nakládání s dokumenty různého stupně důvěrnosti. Nový systém v sobě zahrnuje individuální i hromadnou klasifikaci dokumentů, e-mailů, vyhledávání dokumentů a také jejich případné šifrování. Cíl zvýšení povědomí zaměstnanců o zodpovědnosti za bezpečnost dokumentů se díky systému Document Tagging rozhodně podařilo zajistit.
Jak systém funguje
Document Tagging funguje především díky vzdáleně instalovanému doplňku na uživatelské počítače. Doplněk pak lze použít v následujících dokumentech kancelářské sady Microsoft Office 2003, 2007 a 2010:
- MS Word,
- MS Excel,
- MS Visio,
- MS PowerPoint,
- MS Project.
U všech těchto dokumentů je zaručeno, že ve vybraném místě bude vždy umístěna informace obsahující:
- úroveň důvěrnosti,
- autora dokumentu,
- datum vytvoření,
- autora poslední editace,
- datum editace, případně vytištění.
Uživatel si může zvolit horní či spodní okraj dokumentu a také pozici vlevo, uprostřed nebo vpravo.
Klasifikační známka přitom bude do dokumentu vložena i v případě, že ji uživatel smaže. Pravidlo platí zejména v případě tisku. Pro dokument úrovně interní či veřejné se klasifikační známka netiskne.
Dokumenty mohou přitom uživatelé i šifrovat. Platí to pro úrovně „Důvěrné“ nebo „Tajné“. Na výběr mají několik metod (RMS, ZIP nebo jakékoli další schválené šifrovací řešení), které si zvolí hned poté, co oklasifikují dokument.
Po kliknutí na jednu z možností se spustí daný šifrovací nástroj a bude možné data zašifrovat. Šifrovací nástroje bude možné přidávat konfiguračně jako odkaz na externí spustitelný soubor (exe, bat,…), není-li uvedeno jinak. V případě, že daný nástroj není na počítači nainstalován, tj. neexistuje příslušný spustitelný soubor, dialogové okno ho nebude nabízet.
Součástí řešení je i hromadná klasifikace. Jedná se o klasifikaci dokumentů ve speciálním režimu spouštěném v Průzkumníku Windows. V kontextovém menu při stisku pravého tlačítka myši se – podobně jako například u komprimace programem ZIP – objeví další nabídka „Klasifikovat“. Oproti hodnocení důvěrnosti jednotlivých dokumentů je navíc volba „Silná reklasifikace“. V případě, že je vybrána, tak program aktualizuje klasifikaci u dokumentů, které již byly hodnoceny. V opačném případě se takové dokumenty vyjmou z klasifikačního procesu.
Trochu jiný případ nastává u klasifikace e-mailů v programu MS Outlook. Klasifikace zde totiž není povinná. Uživatel si může pomocí ikony vyvolat dialogové okno klasifikace dokumentů a e-maily označit jako důvěrné nebo tajné. Přijaté zprávy (ve formátu html nebo msg) jsou pak oklasifikovány při případném ukládání (volba "Uložit jako..." vyvolá klasifikaci).
Pokud bude klasifikace provedena, bude stupeň hodnocení důvěrnosti automaticky vložen do předmětu zprávy a jako první řádek v těle zprávy. Do vlastnosti dokumentů (e-mailu) se následně uloží i stupeň utajení na „Důvěrné“.
Vize
Produkt Document Taging bude rozšířen o automatizované sledování pohybu elektronických dokumentů ve firmě mezi uživateli a rozšíření podpory i pro produkty Microsoft Office SharePoint Server a Microsoft Exchange Server. Bezpečí nehmotného vlastnictví společnosti tak vzroste ještě víc.